実用的“５Ｗ２Ｈ”   

「社員に指示した仕事が自分の思い通りに進んでいない」といった経験はありませんか。

その結果“仕事の手戻り”が起こり、もし、その仕事が大変重要なことだったりすると

・修正作業で無駄な人件費がかかる。

・納期遅れで顧客に大きな迷惑がかかり、信用が失墜する。

・商売の遅れで機会損失が発生する。

・競合他社に売上げ・利益をもって行かれる。

等々思わしくない結果が生じます。

その責任は指示した側にあるのでしょうか。指示された側にあるのでしょうか。

実は、その責任の大半は指示した方にあるのです。

物事を指示する原則

物事を的確に指示する場合は、“５Ｗ２Ｈ”が相手に伝わるように指示しなければなりません。

つまり、

・何故：ＷＨＹ

・何を：ＷＨＡＴ

・誰に（誰を）：ＷＨＯ

・何時：ＷＨＥＮ

・どこで：ＷＨＥＲＥ

・どのように：ＨＯＷ

・いくらで：ＨＯＷ　ＭＵＣＨ

このような事柄を指示する場合、相手に合わせて内容の具体性を変えなければなりません。

テーマを示し、「“５Ｗ２Ｈ”を満たすように書いて欲しい。」と言うだけでやってくれる相手と、相当具体的に示さないとできない相手がいるからです。

経営者・管理者の留意点

部下に対する指示は仕上がりレベルで合格点を与えられるように、次の点に留意すると良いでしょう。

・誰がどの程度の指示で仕事をこなす能力があるのか、部下の能力レベルをつかんでおき、それに合った指示を行う。

・「催事の案内状」「会議開催連絡」等々のできあがり文書を “５Ｗ２Ｈ”の要素が明記されているかどうかチェックする。